Google Form kaise banaye? । How to create Google Form?

Google Form kaise banaye? । How to create Google Form? Google Form, Google कंपनी का एक उत्पाद है जो की विभिन्न प्रकार ऑनलाइन सूचनाओ को इकट्ठा करने हेतु बनाया जाता है। Google Form, गूगल का उत्पाद है तो यह पूरी तरह से निःशुल्क है। अगर आप Google Form कैसे इस्तेमाल करें जानना चाहते है तो हमारे इस पोस्ट “Google Form क्या हैं और कैसे इस्तेमाल करें?” को पढ़ने का कष्ट करें। इस पोस्ट मे “गूगल फॉर्म का इस्तेमाल। Usages of Google Form“, “सूचना इकट्ठा करने का तरीका। How to collect Information“, आदि विस्तार से समझाया गया है।

गूगल फॉर्म को इस्तेमाल करने के लिए Gmail Account होना जरूरी है। जीमेल अकाउंट होने के बाद Google Form को Google Drive के द्वारा इस्तेमाल किया जाता है। Google Drive, Cloud file storage service की तरह कार्य करता है। Google Drive की मदद से कोई भी किसी भी तरह की फ़ाइल जैसे की फोटो, औडियो, विडियो, PDF, MS Word आदि गूगल ड्राइव पर सेव कर सकते है।

अगर आप Google Drive कैसे इस्तेमाल करें जानना चाहते है तो हमारे इस पोस्ट “Google Drive कैसे इस्तेमाल करें“ को पढ़ने का कष्ट करें। इसमे Google Drive से संबन्धित जैसे Google Drive क्या है? । What is Google Drive?, विशेषतए।Features,  Inbuilt Online Google Apps, Google Drive Backup and Sync को कैसे download करें । How to Download Google Drive Backup and Sync on your Laptop/PC, आदि चीजे विस्तार से समझाया गया है।

Google Form की यह भी विशेषता है की यह उपयोगकर्ता के जरूरत के अनुसार customize किया जा सकता है, Google कई तरह की themes भी उपलब्ध करता है, Google Form की आवश्यकतानुसार फ्री मे इस्तेमाल कर सकते है और अपने Google Form को आकर्षित बना सकते है। Google Form मे विभिन्न प्रकार के data validation tools होते है जिनकी मदद से जैसी सूचना आप एकत्र करना चाहते है वैसी सूचना उस प्रारूप मे एकत्र कर सकते है।

इसकी मदद से विभिन्न प्रकार के विभिन्न प्रकार के Online Form तैयार कर सकते है जिनका विवरण इस प्रकार है:

• प्रतिपुष्टि फॉर्म (Online Feedback or Response Form).
• रजिस्ट्रेशन फॉर्म (Online Registration Form).
• सर्वे फॉर्म (Online survey Form)
• क्विज फॉर्म (Online Quiz Form)
• रिव्‍यू फॉर्म (Online review Form)
• इनविटेशन फॉर्म (Invitation Form)
• कॉन्‍टेक्‍ट फॉर्म (Contact Us Form)
• बॉयोडाटा फॉर्म (Bio data Farm)
• ऑनलाइन जॉब फॉर्म (Online job Form), and
• फाइल अपलोड फॉर्म (File upload Form), आदि

Google Form बनाने से पहले जरूरी जानकारी। Important information before creating Google Form

• सबसे पहले यह निश्चित करें की किस कार्य हेतु आप फॉर्म बना रहे है।
• प्रस्तावित फॉर्म का title, उद्देश्य, क्षेत्र, लक्षित दर्शक (Target audience), आदि को पहले ही तय कर ले या तो कही नोट कर ले।
• प्रस्तावित फॉर्म मे प्रश्न और उनके उत्तर किस प्रारूप मे प्राप्त करना है यह भी सुनिश्चित कर ले जैसे की प्रश्न और उसके उत्तर किस प्रकार के होंगे जैसे की Multiple Choice, पैराग्राफ (Paragraph), मल्‍टीपल चॉइस Questions (Multiple Choice), चेकबॉक्स (Checkbox), ड्रॉपडाउन (Drop down), फाइल अपलोड (File upload), लाइनर स्केल (Linear scale), मल्‍टीपल चॉइस ग्रिड (Multiple Choice Grid), टिक बॉक्‍स ग्रिड (Tick box grid), दिनांक (date), टाइम Time, आदि।
• उसके उपरांत प्रश्न बनाए या चुने जिसके बारे मे जानकारी इकट्ठा करनी है।
• Google Form मे बहुत ज्यादा निजी सवाल ना पूछे।
• जो भी प्रश्न अपने तैयार किए है वो एक क्रम में होना चाहिए,
• प्रश्नो के प्रारूप एक सुचारू और तार्किक प्रवाह में व्यवस्थित किए जाते हैं, जो उत्तरदाताओं को जवाब देने मे मदद करें, सभी प्रश्न एक दूसरे से संबन्धित और आपके title से संबन्धित हो।
• हो सके तो गूगल फॉर्म मे प्रश्न को कम से कम रखें।
• सभी प्रश्नो को ऐसा बनाए की वो आसानी से पठनीय और समझ में आते हो।
• टंकण त्रुटि, व्याकरण, निंदापूर्ण, जाति, धर्म, राजनीतिक दृष्टिकोण, मानवीय रंग, आदि पर टिप्पणियाँ से मुक्त।
• प्रश्न उसी भाषा मे हो जो को टार्गेट audience को समझ मे आए।
• हो सके तो पहले प्रश्नो को कही नोट कर के किसी विशेषज्ञ से उनपर परामर्श ले ले।

फॉर्म के प्रारूप।  Format of Google Form

समान्यतः किसी भी प्रकार का डाटा collection हेतु बनाए गए फॉर्म चाहे वो research के लिए हो या feedback के लिए, उसे हम 3 भागो मे विभाजित करते है। जैसे की Opening Part, Middle Part और End Part:

• Opening Part: Form के इस भाग मे सबसे पहले फॉर्म के बारे मे विस्तृत जानकारी उपलब्ध कराई जाती है जैसे फॉर्म का शीर्षक, उद्देश्य, क्षेत्र, लक्षित दर्शक (Target audience), उसके पश्चयत फिर हम Respondent के व्यक्तिगत विवरण record करते है जैसे की age, gender, qualifications, institution, contribution in the field, specialization, आदि इससे हमे respondent के बारें मे जानने को मिलता है और यह भी पता चलता है की respondent से सूचना एकत्र करने लायक है की नहीं।
• Middle Part: इस श्रेणी मे सीधे सर्वेक्षण के विषय से संबंधित प्रश्न शामिल होते है, प्रश्नो के प्रारूप एक सुचारू और तार्किक प्रवाह में व्यवस्थित किए जाते हैं, जो उत्तरदाताओं को जवाब देने मे मदद करता है।
• End Part: अंत में, फॉर्म का अंतिम भाग मूल रूप से सुधार और सुझावों पर खुले हुए प्रश्नों के साथ भरा हुआ होता है । इस समस्या (Title) पर respondents की राय जानी जाती है।

Google Form kaise banaye?। How to create Google Form

• जैसा की हमने शुरू मे ही बताया की Google Form इस्तेमाल करने के लिए आपके पास एक Gmail Account का होना जरूरी है क्योकि Google Form आपके Google Drive से चलता है|

आपको गूगल ड्राइव पर लॉगिन करना पड़ेगा।

• Google Drive मे लॉगिन करने के बाद आपको गूगल ड्राइव का Dashboard ऐसा दिखेगा:

• अब Google Form बनाने के लिए गूगल ड्राइव के dashboard मे आपको left side में New का ऑप्शन पर क्लिक करना है और उसके बाद इस प्रकार न्यू Options आएंगे:

1. न्यू पर क्लिक करने के बाद आपको More पर क्लिक करना है (जैसा चित्रा मे वर्णित है)।
2. उसके बाद आपको Google Forms पर क्लिक करें।
3. फिर Next ऑप्शन आयेगा Blank Form उसपे क्लिक करें, और ब्लैंक फॉर्म ऐसा खुलेगा:

अब बात करते है ब्लैंक फॉर्म मे दिये हुए सभी options की:

• Untitled Form: इसमे बनाए जाने वाले फॉर्म का title देना है।
• Form Description: इसमे बनाए जाने वाले फॉर्म के बारे मे वर्णन (Description) देना है की यह फॉर्म किस लिए बनाया है क्या सूचना एकट्ठा करनी है और किसके लिए है, आदि चीजे आप यहा describe कर सकते है।
• Untitled Questions: अब यहा से हम प्रश्न बनाना चालू करेंगे। सामान्यतः किसी भी फॉर्म मे सबसे पहले हम जो भी प्रतिवादी (Respondent) है उसके बारे मे जानकारी इकट्ठा करते है है जैसे की नाम, पता, उम्र, लिंग, शैक्षिक योग्यता, आदि।
• Add Questions: इस option के माध्यम से अपने प्रश्न जोड़ सकते है।
• Multiple Choice: प्रश्न किस प्रकार के होंगे? अगर आपका सदारण प्रश्न है तो बना Multiple Choice पर क्लिक कर के प्रश्न के प्रकार बदल कर दिये गए Options जैसे की Multiple Choice, पैराग्राफ (Paragraph), मल्‍टीपल चॉइस Questions (Multiple Choice), चेकबॉक्स (Checkbox), ड्रॉपडाउन (Drop down), फाइल अपलोड (File upload), लाइनर स्केल (Linear scale), मल्‍टीपल चॉइस ग्रिड (Multiple Choice Grid), टिक बॉक्‍स ग्रिड (Tick box grid), दिनांक (date), टाइम Time, आदि select कर सकते है। यह पूरी तरह से आपके प्रश्न के उपर निर्भर करता है।
• Import Questions: इसके माध्यम से आप किसी saved फ़ाइल जैसे MS Excel या गूगल शीट्स से बनाए हुए प्रश्न import कर सकते है और आपका समय बचेगा।
• To add Title and Description: इसमे आप प्रश्न से संबन्धित जरूरी निर्देश बता सकते है की प्रश्न किस बारे मे है और उत्तर कैसे देना है।
• Add Image: कुछ प्रश्न ऐसे भी होंगे जिसमे चित्रिक वर्णन रहते है जैसे की ग्राफ, charts या कोई प्रश्न जो की किसी photo से संबन्धित होते है, तो इस स्थिति मे आवश्यकतानुसार इमेज जोड़ सकते है, Image upload करने हेतु जब आप Add Image option पर क्लिक करेंगे तो एक popup box open होगा जिसमें आपको image upload करने के लिए कहा जायेगा।
• Video: जैसे की हमने Add Image के बारे मे बताया उसी प्रकार से आप चाहे तो विडियो भी प्रश्न के साथ जोड़ सकते है। विडियो जोड़ने हेतु पहले आपको किसी cloud video platform जैसे YouTube पर विडियो upload करना होगा फिर वहाँ से आप उसका लिंक दे कर विडियो अपलोड कर सकते है।
• Add Section: जैसे की फॉर्म के प्रारूप। Format of Form मे बाते गया, अगर आप अपने form को sections मे विभाजित करना चाहते है तो इसकी मदद से आप अपने फॉर्म मे sections जोड़ सकते है।
• Delete: यदि आप फॉर्म  मे से किसी भी field/प्रश्न को हटाना/delete करना चाहते हैं तो Delete ऑप्शन का इस्तेमाल से हटा सकते हैं|
• Duplicate: इसकी मदद से आप किसी इस प्रश्न का कॉपी बना सकते है।
• Required: इस option की मदद से आप किसी भी प्रश्न को अनिवार्य या required के रूप मे घोषित कर सकते है। फॉर्म मे बहुत से ऐसे प्रश्न/field होते है जिनको respondents को उत्तर देना अनिवार्य होता है जैसे की नाम, ईमेल, मोबाइल नंबर, पता इत्यादि। तो Required option की मदद से जब तक respondent required प्रश्न का उत्तर नहीं देगा फॉर्म submit नहीं होगा।

प्रश्न का उदाहरण। Example of Google Form Question

अब हमारे प्रश्न तैयार होगाए है, आइए अब फॉर्म के Customize Theme, Preview, Form Setting, Send, Header, Theme Color, Background Color, Font Style और Responses ऑप्शन के बारे मे जानेंगे:

Google Form का थीम कैसे बदले?। How to change Google Form Theme?

जैसा की उपर फोटो मे हाइलाइट किया गया है, अगर आपको फार्म की थीम बदलनी है तो Customize Theme ऑप्शन पर क्लिक करें, उसके बाद फार्म के right side मे थीम बदलने के ऑप्शन अजाएंगे। आप अपनी आवश्यकता अनुसार Theme Color, Background Color और Font style पसंद कर सकते है और अपने फार्म को बादल सकते है।

Google Form मे Header इमेज कैसे लगाए?। How to add Header Image in Google Form?

जैसा की उपर बताया गया की अप गूगल फार्म का थीम बदलते समय अपने फार्म के उपर Header इमेज भी लगा सकते है, यह आपके फार्म को आकर्षित बनाता है। header इमेज लगाने हेतु Theme Option के नीचे Chose Image पर क्लिक करें, फिर अपने डिवाइस मे जहा header इमेज सेव है उसको open कर ले, फिर अपने अपने आप आपके फोरम के उपर header इमेज लग जाएगा।

Google Form का पूर्वावलोकन । Google Form Preview

जब ड्राफ्ट गूगल फार्म तैयार होजाए तो preview ऑप्शन के मदद से हम यह देख सकते है की हमारा बनाया हुआ ड्राफ्ट फार्म ब्राउज़र पर कैसा दिख रहा है।

गूगल फॉर्म Settings । Google Form Settings

बनाए गए फॉर्म की सेटिंग सही तरीके से करना बहुत ही जरूरी है और सबसे महत्वपूर्ण कार्य है, अगर सेटिंग ठीक नहीं हुई तो डाटा ठीक से प्राप्त नहीं होगा ना ही Google Drive मे save होगा। गूगल फार्म की सेटिंग को ठीक से समझने के लिए इसे हम 3 भागो मे divide करते है जैसे: General Setting, Presentation और Quiz। आइए इनके बारे मे विस्तार से जाने:

Google Form जनरल सेटिंग । Google form General Setting

Google Form के जनरल सेटिंग के विवरण इस प्रकार है:

• Collect E-Mail Address: इस ऑप्शन से जीतने भी respondent होंगे उनकी ईमेल इन्फॉर्मेशन भी सेव होगी, इसे टिक रखे।
• Response Receipts: ईसपे टिक करने से जो भी respondents होते है वो जो भी जवाब देंगे उसकी एक प्रति (कॉपी) उनके ईमेल पर ऑटोमैटिक चली जाएगी।
• Limit to 1 Response: इसके माध्यम से कोई भी रेस्पोंडेंट केवल 1 बार ही फार्म को भर सकता है। चाहे वो गलत सूचना ही क्यू न भर दे मगर वो दुबारा से फार्म नहीं भर पाएगा। इस ऑप्शन को ऑन करने के बाद जो भी रेस्पोंडेंट होगा उसको अपने जीमेल से लॉगिन करने के बाद ही फार्म को भर पाएगा।
• Edit after submission:  इस ऑप्शन की मदद से respondent फार्म सबमिट करने के बाद भी अपने उत्तर बादल सकता है।
• See summary charts and text responses: इस ऑप्शन की मदद से जो भी respondents है वो यह जान सकते है की अभी तक प्रश्नो के क्या क्या उत्तर दूसरे respondents ने दिये है।

आप गूगल फार्म मे जो भी सेटिंग करें उसे सेव बटन पर क्लिक कर के जरूर सेव कर ले अन्यथा गूगल फार्म मे किए गए परिवर्तन दिखाये नहीं देंगे।

Google Form प्रजेनटेसन सेटिंग । Google form Presentation Setting

Google Form के प्रजेनटेसन सेटिंग के विवरण इस प्रकार है:

• Show progress bar: इस ऑप्शन की मदद से जैसे जैसे respondent फार्म को भर्ता जाएगा वैसे वैसे फार्म के नीचे एक progress bar बढ़ता जाएगा, इससे respondent को यह पता चलता रहेगा की उसने फार्म को कितना भर दिया है।
• Shuffle question order: इससे जीतने भी प्रश्न है वो हर बार अपनी क्रम संख्या से आगे पीछे रहेंगे।
• Show link to submit another response: इसकी मदद से रेस्पोंडेंट के पास एक लिंक रहेगा, उस लिंक की मदद से वो दुबारा भी फार्म को भर सकता है।
• Confirmation message: जब भी कोई respondent फार्म को पूर्णा रूप से भरेगा तो उसको हमारे द्वारा वर्णित किए गए Confirmation message उसके ईमेल पर जाएंगे, Confirmation message मे मूलतः धन्यवाद के प्रारूप मे संदेश रहते है जिसमे respondents को धन्यवाद दिया जाता है फार्म को भरने के लिए।

Google Form सेटिंग का तीसरा भाग है Quizzes, इसकी मदद से हम ऑनलाइन Quizzes बना सकते है। चूंकि यह टॉपिक का भाग नहीं है इसलिए इसपर अलग से आर्टिक्ल प्रस्तुत किया जाएगा।

Google Form मे प्रश्नो के उत्तर। Responses of Google Form Questions

Google Form का सबसे महत्वपूर्ण टॉपिक यही है। जो भी प्रश्नो के उत्तर गूगल फार्म से प्राप्त हो रहें वे कहाँ सेव हो रहें है?

इसको enable करने के लिए आपको गूगल फार्म के सबसे उपर Responses Tab पर क्लिक करना होगा, फिर ऊपर फोटो मे दिखाये गए रूप मे एक popup खुलेगा। यह बात जानना बहुत जरूरी है की जीतने भी प्रश्नो के उत्तर प्राप्त हो रहे है और जिस फ़ाइल मे save होते है उसे Response Spreadsheet कहते है। इसको जानने के लिए response tab मे वर्णित सभी चीजों को जानना जरूरी है:

1. Create Spreadsheet: नयी response sheet बनाने हेतु।
2. Options: Spreadsheet को manage करने हेतु।
3. Accepting Responses: प्रश्नो के उत्तर प्राप्त करने हेतु इसको on करना जरूरी है वरना उत्तर प्राप्त नहीं होंगे।

1. Google Form मे Response Spreadsheet कैसे जोड़े। How to Create Response Spreadsheet in Google Form?

गूगल फार्म मे Response Spreadsheet जोड़ने के लिए create spreadsheet के ऑप्शन पर क्लिक करें (जैसे ऊपर फोटो मे वर्णित है), उसके बाद एक नया popup खुलेगा जो की इस प्रकार होगा:

इसमे दो विकल्प दिखेंगे 1. Create a new spreadsheet मतलब की नया spreadsheet बनाए या 2. Select existing spreadsheet यानि अगर कोई spreadsheet अपने बनाई हुई है ओ उसको सिलैक्ट करें। हम यहा पर ऑप्शन 1 के साथ जाएंगे मतलब नयी spreadsheet बनाएँगे। तो ऑप्शन 1 select कर के create बटन पर क्लिक करेंगे तो आपके browser मे एक नया tab खुलगे और नया spreadsheet आपको इस प्रकार दिखेगा:

2. Google Form मे Response Spreadsheet का प्रबंधन। How to manage Google Form Response Spreadsheet?

Google Form Response Spreadsheet के option पर क्लिक करने के बाद नीचे दिये गए चित्रा अनुसार popup खुलगा

बनाए गए Response Spreadsheet के option मे मुखतः 5 चीजे समझने के लिए है:

• Get email notifications for new responses: इस ऑप्शन को On करने के बाद जैसे भी कोई respondents फार्म को भरेगा वैसे ही गूगल फार्म ईमेल द्वारा सूचित करेगा की किसी ने फार्म submit किया है।
• Select response destination: अगर हम चाहते है की हमारा जो Response Spreadsheet है वो गूगल ड्राइव के किसी अन्य फोंल्डर के अंदर move करना है तो इस ऑप्शन की मदद से कर सकते है।
• Unlink form: गूगल फार्म के साथ linked Response Spreadsheet Unlink/हटाने हेतु इस ऑप्शन का इस्तेमाल करें।
• Download responses (.csv): गूगल फार्म के Response Spreadsheet मे जो भी उत्तर  हुए है उन्हे अपने डिवाइस मे download करने के लिए इस ऑप्शन का इस्तेमाल करें।
• Delete all responses: गूगल फार्म मे जो भी उत्तर प्राप्त हुए है उन्हे डिलीट करने के लिए।

Google Form को share कैसे करें?। How to share Google Form?

पूरी तरह से complete गूगल फार्म को अपने respondents के साथ share करना बहुत जरूरी है, जब तक respondents को गूगल फार्म प्राप्त नहीं होंगे तब तक हमे उत्तर नहीं मिलगे। गूगल फार्म को share करने के लिए फार्म के ऊपर right साइड send बटन पर क्लिक करें, और उसके बाद एक popup ऑप्शन खुलेगा, popup के अनुसार कोई भी 3 आसान तरीके से बनाए गए गूगल फार्म को इंटरनेट के माध्यम से किसी से भी share कर सकता है:

1.ईमेल के मद्यम से: इस माध्यम मे हमे respondents के ईमेल पता होने चाहिए तभी हम उन्हे अपना गूगल फार्म भेज पाएंगे। ईमेल के माध्यम से फार्म को भेजने के लिए respondents का ईमेल, ईमेल का subject, Message भर के Send बटन पर क्लिक करें, ऑटोमैटिक सभी respondents के ईमेल पर गूगल फार्म पहुच जाएगा।

2. लिंक के माध्यम से:

Google Form को share करने का सबसे आसान तरीका है लिंक के माध्यम से share करना, ऊपर इमेज मे दिये गए निर्देश के अनुसार लिंक को कॉपी कर के आप किसी से भी phone message, whatsApp, सोश्ल मीडिया आदि किसी भी प्लैटफ़ार्म की मदद से अपने गूगल फार्म को share कर सकते है।

3. Embed Html code के माध्यम से: इस के माध्यम से कोई भी गूगल फोरम को अपने वैबसाइट पर लगा सकता है।

Embed HTML code को वैबसाइट के आवश्यकता अनुसार Width या height को adjust कर के वैबसाइट पर लगा के भी सुचनाए एकत्रित कर सकते है।

---

इस प्रकार से हम गूगल फार्म का इस्तेमाल कर के बड़े आसानी से सूचनाए एकत्रित कर सकते है वो भी निःशुल्क। बिना किसी coding programming के झंझट के और कही से भी ऑनलाइन रेस्पोंसेस को देख सकते है और offline इस्तेमाल हेतु download कर सकते है। अगर अप को किसी भी प्रकार के गूगल फार्म बनाने मे कोई भी मदद चाहिए तो बेझिझक संपर्क करें।

अंत मे मै सभी आगंतुकों को suchana.info को visit करने के लिए तहें दिल से धन्यवाद करता हु और उम्मीद करता हूँ कि आपको , गूगल फॉर्म बनाने से पहले जरूरी जानकारी। Important information before creating Google Form, फॉर्म के प्रारूप।  Format of Form, गूगल फॉर्म कैसे बनाए। How to create Google Form, प्रश्न का उदाहरण। Example of Google Form Question, गूगल फॉर्म का थीम कैसे बदले?। How to change Google Form Theme?, गूगल फॉर्म मे Header इमेज कैसे लगाए?। How to add Header Image in Google Form?, गूगल फॉर्म का पूर्वावलोकन । Google Form Preview, गूगल फॉर्म Settings । Google Form Settings, गूगल फार्म जनरल सेटिंग । Google form General Setting, गूगल फार्म प्रजेनटेसन सेटिंग । Google form Presentation Setting, गूगल फार्म मे प्रश्नो के उत्तर। Responses of Google Form Questions, गूगल फार्म मे Response Spreadsheet कैसे जोड़े। How to Create Response Spreadsheet in Google Form?, गूगल फार्म मे Response Spreadsheet का प्रबंधन। How to manage Google Form Response Spreadsheet?, गूगल फार्म को share कैसे करें?। How to share Google Form?, आदि सभी topics समझ आ गए होंगे।

अगर आपको कुछ पूछना हो या next ब्लॉग से संबन्धित कुछ suggest करना हो तो जरूर कमेंट  मे लिखे मै बेशक जवाब दूंगा। अगर यह पोस्ट पसंद आया तो share करें और ऐसे ही ब्लॉग पर बने रहे ताकि मै आपको नयी information से update करा सकु।

धन्यवाद!