How to Generate and Send Webinar Certificate Automatically?

How to Generate and Send Webinar Certificate Automatically?। Webinar Certificate औटोमैटिक कैसे बनाए और भेजे? । इंटरनेट का असर विभिन्न प्रकार के सामूहिक आयोजन पर भी पड़ा है, आजकल सभी लोग इंटेनेट की मदद से घर या सुदूर जगह से भी Online Meeting, Seminar, webinar, presentation आदि कर भाग ले रहे है।

तो आइए समझते है की इंटरनेट, लैपटाप और फोन के जरिये How to Generate and Send Webinar Certificate Automatically?। वेबिनर सर्टिफिकेट औटोमैटिक कैसे बनाए और भेजे? webinar के बारे मे विस्तृत जानकारी हेतु आप Webinar कैसे organize करे? पढे, इस पोस्ट मे Webinar क्या है । What is Webinar?, Webinar को business कैसे बनाये । How to make webinar as a business?, Webinar कैसे संयोजित करें । How to organize webinar?, Best Free Webinar Software and Platforms, Live Streaming, आदि के बारे मे विस्तार से बताया गया है।

इस पोस्ट मे हम यह जानेंगे की कैसे Generate webinar certificate automatically बनाए वो भी बस single क्लिक से, इस विधि को जानने से पहले कुछ मुख्य terms को जानना बहुत जरूरी है जिसकी वजह से आपको webinar automatic certificate बनाने मे आसानी होगी।

Webinar Certificate Automatically कैसे बनाए? । 

Google Sheets

हम Webinar Certificate बनाने हेतु Google Sheets का इस्तेमाल करेंगे। जो की Google Drive के द्वारा इस्तेमाल किया जाता है। अगर आप Google Drive कैसे इस्तेमाल करें जानना चाहते है तो हमारे इस पोस्ट Google Drive कैसे इस्तेमाल करें को पढ़ने का कष्ट करें। इसमे Google Drive से संबन्धित जैसे Google Drive क्या है?, विशेषतए, Inbuilt Online Google Apps, Google Drive Backup and Sync को कैसे download करें, आदि चीजे विस्तार से समझाया गया है।

• Webinar Certificate बनाने हेतु हमे किसको certificate भेजना है उसकी एक list बनानी पड़ेगी। List मे हमे वो चीजे वर्णित करनी है जो हमे webinar certificate मे वर्णित करनी है जैसे:
  • Participant Webinar Registration Number
  • पूर्ण नाम,
  • संस्थान/विभाग का नाम,
  • ईमेल, आदि

उदाहरण:

अगर आप कोई Webinar registration form या फिर Webinar Feedback Form बना के, प्राप्त respondents तो केवल Webinar Certificate भेजना चाहते है तो Webinar registration form या Webinar Feedback Form बनाना जानने हेतु Webinar registration form kaise banaye? पढ़ सकते है, इसमे webinar से संबन्धित अन्य महत्वपूर्ण जानकारिया, Webinar Registration Form कैसे बनाए?, Webinar Registration Page का उदाहरण आदि छीजे विस्तार से बताई गयी है।

Certificate Template

Webinar certificate बनाने हेतु सबसे पहले हमे certificate का एक template बनाना होगा, आपको इंटरनेट पर बहुत से सर्टिफिकेट template मिल जाएंगे, जिनको अप अपनी अवश्यता अनुसार modify कर के एक अच्छा सा सर्टिफिकेट बना सकते है। अभी demo के लिए हम यह इस्तेमाल करेंगे:

आप चाहे तो इसे MS Word या Paint मे बना कर Image format मे save कर ले फिर Google Drive को open कर के Google Slides मे save कर ले, ध्यान रहे को अभी Demo के लिए हम केवल दो field का इस्तेमाल कर रहे है <<name>> और <<institute>>। जो भी field हमे अपने सर्टिफिकेट मे डालना है उसे हम <<field>> मे रखेंगे तभी वो Google Sheets से automatically add करेगा।

Install Plugin

• Webinar Certificate Automatically बनाने हेतु हमे अपने Certificate list जो को Google Sheets मे बनी हुई  है उसमे एक add-ons को  add करेंगे:

Add-ons को अपनी Google Sheet मे जोड़ने हेतु हम ऊपर वर्णित चित्रा के अनुसार Add-ons options पर क्लिक करेंगे उसके बाद Get Add-ons पर क्लिक करेंगे।

Get Add-ons पर क्लिक करने के बाद नया pop-up खुलेगा जिसमे हमे search box मे Autocrat नाम से search करेंगे। रिज़ल्ट मे Autocrat plugin आयेगा उसको install करने के लिए क्लिक करेंगे।

• Install पर क्लिक करते है Autocrat Install हो जाएगा, इसके पश्चात Autocrat Google Drive फ़ाइल permission माँगेगा जिसमे हमे CONTINUE पर क्लिक करना है।
• CONTINUE पर क्लिक करने के बाद Autocrat  Gmail Account को access करने हेतु पूछेगा, अप जिस Gmail Account से Google Drive इस्तेमाल कर रहे है उसको select करे।
• Gmail Account select करने के बाद autoCrat wants to access your Google Account पूछेगा, इसके लिए सबसे नीचे Allow पर क्लिक करें।

• अब Autocrat plugin Google Sheets मे install हो चुका है।

Open Autocrat Plugin

• Google sheet मे install Autocrat plugin को open करेंगे:

• autocrat खुलने के बाद New Job पर क्लिक करेंगे:

Configure Autocrat Plugin

• New Job पर क्लिक करने के बाद 1. Name your merge job next option आयेगा जिसमे आपको अपने कार्य का नाम देना है और Next पर क्लिक करना है।

• Next पर क्लिक करने के बाद 2. Choose template का option आयेगा, अभी जो हमने demo के लिए certificate बना कर Google Drive मे Google Slides मे save किया था उसको select करना है।

From Drive पर click करते ही जो हमने demo के लिए certificate बना कर Google Drive मे Google Slides मे save किया था उसको select करना है फिर Next पर क्लिक करना है।

• Certificate Template select करने के बाद तीसरा option है 3. Map source data to template है, इसमे हम Google Sheets मे saved fields को certificate मे मौजूद <<>> tags से Map कराएंगे।

• • Merge Tab: इसमे हम Google Sheets के जिस tab मे certificate का data save है उसे select करेंगे।
  • <<name>>: जैसा की हमने अपने सर्टिफिकेट मे नाम के स्थान पर <<name>> दिया है तो, <<name>> के सामने उपलब्ध options मे से name select करेंगे।
  • <<institute>>: संस्थान का नाम सर्टिफिकेट मे डालने हेतु हमे <<institute>> के सामने उपलब्ध options मे से institute select करेंगे।
  • यह settings करने के बाद Next पर click करेंगे।

• अब जो चौथा ऑप्शन है 4. File settings का, इसमे हम जो certificate automatic बनेंगे वो किस format मे save होंगे वो हमे Autocrat को बताना है।

File Name मे जिस नाम से webinar certificate बनाना है वो लिखेंगे, और Type मे PDF select करेंगे।

• 5. Choose destination folder(s): इसमे जो automatic certificates बनेंगे वो Google Drive पर कहा पर save होंगे वो Location देना है:

Certificate के Location set करने के लिए Chose Folder पर क्लिक करे और Google Drive मे बनाए हुए destination folder को select करें। select करने के पश्चात Next पर क्लिक करें।

• 6. Add dynamic folder reference (optional): यह optional है।

अगर आप चाहते है की जो भी certificate बने वो कोई reference के साथ बने जैसे की Certificate सिरियल नंबर, date, आदि तो आप +Reference पर क्लिक कर के Reference जोड़ सकते है, उसके बाद next पर क्लिक करें।

• 7. Set merge condition (optional): यह optional है।

अगर आप चाहते है की autocrat automatic certificate तभी बने जब आपके द्वारा बताए गए शर्त पूरी हो जैसे certificate registration number हो, नाम हो, आदि। ऐसा करने के लिए +Add Condition पर क्लिक करने के बाद आप conditions add कर सकते है। इसके बाद Next पर क्लिक करें।

• 8. Share docs & send emails: यह बहुत ही जरूरी step है, इसी स्टेप मे हम automatic बने हुए certificates को participants के email पर automatic send होने के लिए configure करेंगे।

• Share Doc?: इस ऑप्शन को हमे yes पर करना है क्यू की हम बने हुए certificates को automatic participants के साथ share करेंगे।
• Share Doc as: इसमे हम PDF को select करेंगे क्यू की बने हुए certificates PDF format मे है।
• Send from generic no-reply address: इसमे हम No पर क्लिक करेंगे।

थोड़ा नीचे scroll करने पर ईमेल भेजने का प्रारूप भी खुलेगा

• To: इसमे हम participants के ईमेल को वर्णित करेंगे उसके लिए हम <<email>> इस्तेमाल करेंगे। ध्यान रहे <<email>> के अलावा अगर कोई भी अन्य tag इस्तेमाल करेंगे तो participants को automatic ईमेल नहीं जाएंगे।
• CC: CC का मतलब Carbon Copy होता है, अगर आप send email की copy किसी को भेजना चाहते है तो यहा उसका ईमेल वर्णित करें।
• Type in subject: इसमे हम webinar से संबन्धित विवरण देंगे की webinar successful रहा, और आपका certificate ईमेल के साथ अटैच है, email का उदाहरण इस प्रकार है:

Sir/Madam, Thank you for participating in the ‘वेबिनर का नाम’ organized by ‘ऑर्गनाइज़र का नाम’ on ‘जिस दिनांक को वेबिनर हुआ’. The certificate of participation is attached herewith this email. If you have any query, please write to ‘ईमेल’.   Regards, Webinar Organizing Secretary *** This is an automatically generated email, please do not reply.

• 9. Add/remove job triggers: इस ऑप्शन मे हम autocrat को यह बताएँगे की क्या हमे certificates को automatic किसी विशेष समय पर भेजना है या नहीं, चुकी certificates webinar सम्पन्न होने के बाद भेजे जाते है तो automatic triggers की जरूरत नहीं है।

• Run on form trigger: चुकी हम विशेष समय पर certificates नहीं भेज रहे इसलिए इसे हम No पर ही रहने देंगे।
• Run on time trigger: इसे भी No ही रखिए।

इसके बाद Save पर क्लिक करेंगे, अब हमारा Configure Autocrat Plugin का काम पूरा हो चुका है। अब हम autocrat को बंद कर के वापस अपने Google sheets पर अजाएंगे।

वेबिनर सर्टिफिकेट औटोमैटिक कैसे भेजे?

अब हमारे सभी settings और configurations पूरे होगाए है, अब हमे केवल Google Sheets मे बनाए हुए विवरण के अनुसार सभी participants को certificates उनके ईमेल पर भेजने है। उसके लिए हम फिर से autocrat को Google Sheets से Add-ons से open करेंगे।

अब Autocrat open होने के बाद कुछ ऐसा दिखेगे, हमने जो certificate send करने के लिए job बनाया था वो इसमे saved है। आप job के नाम के आगे › (Run Job) पर क्लिक करेंगे तो अपने आप certificates बनाना चालू हो जाएगा और automatic sheets मे वर्णित ईमेल पर send भी होजाएगा।

आप को किसी भी प्रकार के Generate Webinar Certificate automatically मे कोई भी मदद चाहिए या आपको ऊपर उदारण स्वरूप दिये गए Webinar Certificate बनाने मे,  Google Sheets मे डाटा बनाने मे, Webinar Certificate Template बनाने मे, Autocrat Plugin को install और configure करने मे कोई मदद चाहिए तो कमेट बॉक्स मे अपने ईमेल के साथ कमेंट करें।

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अंत मे मै सभी आगंतुकों को suchana.info को visit करने के लिए तहें दिल से धन्यवाद करता हु और उम्मीद करता हूँ कि आपको वेबिनर सर्टिफिकेट औटोमैटिक कैसे बनाए? How to Generate Webinar Certificate automatically, Google Sheets मे participants list बनाने मे, Certificate Template, Autocrate Plugin को install और configure करने मे और वेबिनर सर्टिफिकेट औटोमैटिक कैसे भेजे?, अन्य महत्वपूर्ण जानकारिया, आदि सभी topics समझ आ गए होंगे।

अगर आपको कुछ पूछना हो या next ब्लॉग से संबन्धित कुछ suggest करना हो तो जरूर कमेंट मे लिखे मै बेशक जवाब दूंगा। अगर यह पोस्ट पसंद आया तो share करें और ऐसे ही ब्लॉग पर बने रहे ताकि मै आपको नयी information से update करा सकु।

धन्यवाद!